AI för assistenter – effektivisera, automatisera och arbeta smartare med AI

Den här utbildningen riktar sig till dig som är assistent, till exempel Executive Assistant eller chefsassistent, och som vill lära dig hur AI kan bli ett kraftfullt redskap i dina arbetsuppgifter. Du får lära dig hur du med AI-verktyg kan arbeta med avancerad kalender- och möteskoordinering, rapporter, presentationsstöd, ekonomi, administration och event. I din roll är det viktigt att ligga steget före – och under denna heldagskurs går vi igenom hur du lyckas.

DU FÅR LÄRA DIG:

Hur AI kan fungera som ett effektivt stöd i rollen som assistent – utan att tumma på säkerhet, sekretess eller GDPR
Att automatisera och effektivisera inkorg, kalender, möten, underlag och protokoll med hjälp av AI
AI som stöd i e-posthantering och möten: sammanfatta trådar, ta fram svar, mötesanteckningar och åtgärder
Att snabbt ta fram presentationsmaterial, skapa visuellt tydliga PowerPoints och justera talmanus
Att ta fram reseplaner och eventunderlag med hjälp av AI – inklusive kostnadsöversikter och riskbedömningar
Research och beslutsunderlag: pålitliga källor, källkritik och snabba faktakontroll‑prompter

UTBILDNINGEN RIKTAR SIG TILL:
Executive Assistants, vd‑assistenter, chefsassistenter, ledningskoordinatorer, styrelsesekreterare, Office/Operations Managers och liknande roller.

MÅL MED UTBILDNINGEN:

Minska tidsåtgången för e‑post, kalender och möten med tydliga arbetsflöden och promptmallar
Producera bättre underlag, agendor, protokoll och presentationer snabbare med bibehållen ton och varumärkesmall
Sätta upp en säker och medveten AI‑rutin för känsliga uppgifter och rätt verktyg
Bygga din personliga verktygslåda med mallar, checklista och 30‑dagars implementeringsplan.

I första hand använder vi ChatGPT under kursen, men de flesta övningar går att genomföra även med Gemini, Copilot och Claude. Gratisversionen är okej, men vi rekommenderar betalversionen av något av dessa verktyg för att få ut så mycket som möjligt av kursen – all praktisk info får inbokade deltagare en vecka innan kursstart.

Program för kursen

09.00 Varför AI är en gamechanger för assistenter

Rollen i Sverige idag och var AI ger mest effekt i assistentens vardag
Snabb översikt av relevanta AI-verktyg och hur du arbetar säkert och professionellt med dem
Etik, sekretess och GDPR – vad gäller för dig som arbetar nära ledning och känslig information

09.15 Inkorg och kalender på autopilot

AI-verktyg för summering av mejltrådar, förslag på svar, tonanpassning och uppföljning
Automatisk kalenderhantering med förslag på mötestider, resursbokning och tidzonshantering
Övning: Skriv svar, föreslå tider, identifiera åtgärder och deadlines direkt från ett mejlflöde

10.15 Kaffe

10.30 Mötesproduktion och styrelsestöd

Hur AI kan stötta dig före, under och efter möten: skapa agenda, skriva brief och ta anteckningar live
Effektiv mötesuppföljning med AI-genererade protokoll, beslutsloggar och åtgärdslistor
Övning: Skapa en komplett mötesdokumentation från inbjudan till uppföljningsmejl

12.00 Lunch

13.00 Dokument och presentationer

Skapa presentationer från textdokument, briefar eller minnesanteckningar med rätt grafisk mall
Finputsa talmanus, texter och rubriker med hjälp av AI – utan att förlora ton eller syfte
Övning: Förvandla en textbrief till en professionell presentation enligt er varumärkesprofil

15.00 Fika

15.15 Resor, events och ekonomi

Skapa AI-stödda rese- och eventplaneringar: checklistor, policysäkring och riskbedömningar
Använd AI i ekonomiskt arbete: tolka data, göra översikter och arbeta med kalkylark
Praktik: Ta fram en komplett eventbrief eller resekalkyl med beslutsunderlag

16.30–17.00 Sammanfattning, tid för frågor och nästa steg

Din personliga 30-dagarsplan för AI i vardagen med verktyg, mallpaket och checklistor
Säkerhetsgenomgång – så säkerställer du att dina AI-arbetsflöden är hållbara och GDPR-säkra
Avslutande reflektioner och tips för fortsatt utveckling