Diplomerad Executive Assistant – från assistent till strategisk partner

Rollen Executive Assistant är i dag viktigare än någonsin. När tempot är högt, kraven många och tiden knapp blir förmågan att skapa struktur, driva framdrift och agera proaktivt avgörande för hela verksamheten. Den här utbildningen ger dig verktyg för att skapa effektiva flöden, arbeta hållbart, stärka ditt självledarskap samt använda AI och digitala verktyg för smartare arbetssätt. Genom teori, praktiska övningar och erfarenhetsutbyte stärker du din förmåga att ta en strategisk och affärsmässig roll nära chef och ledning.

DU FÅR LÄRA DIG:

Hur rollen Executive Assistant förändrats och ser ut i dag – från administrativt stöd till strategisk partner
Hur du stärker ditt affärsmannaskap och lyfter rollens strategiska bidrag
Att arbeta med struktur, prioritering och effektivitet när allt händer samtidigt
Hur du driver effektiva arbetsflöden och skapar framdrift
Hur du blir tydlig i din kommunikation – både muntligt och skriftligt
Skapa standardiserade mötesprocesser, mallar och checklistor
AI och digitala verktyg för att skapa automatiserade flöden för återkommande uppgifter
Självledarskap, gränssättning och ett hållbart arbetssätt över tid
Skapa en personlig utvecklingsplan för att ta nästa steg som Executive Assistant

UTBILDNINGEN RIKTAR SIG TILL DIG SOM ÄR:
Executive Assistant, vd-assistent, chefsassistent, ledningskoordinator, styrelsesekreterare eller har en liknande roll.

MÅL MED UTBILDNINGEN:
Att du som deltagare ska få:

Stärkt kompetens i hur du som Executive Assistant kan arbeta mer strategiskt, affärsmässigt och proaktivt i nära samarbete med chef och ledning.
Konkreta verktyg och metoder för att skapa struktur, driva effektiva arbetsflöden och mötesprocesser, tydlig kommunikation och säkra uppföljning i en komplex vardag.
Kunskap om hur du kan använda AI, digitala verktyg och självledarskap för att arbeta mer hållbart, effektivt och långsiktigt i din roll.

Program för kursen

PROGRAM

DAG 1 – Rollen, strukturen och det strategiska perspektivet

09.00 Välkomnande och introduktion

Presentation, syfte och förväntningar

09.15 Rollen Executive Assistant

Hur rollen förändrats – från assistent till strategisk partner
Gemensam kartläggning av förväntningar som ställs på rollen
Hur vi ser på ansvar, mandat och gränssättning

09.30 Strategiskt partnerskap och affärsmannaskap

Så blir du en partner till ledningen, inte bara en stödfunktion
Att tänka affär, värde och konsekvens – inte bara genomförande av uppgifter
Hur du arbetar proaktivt med att kartlägga risker och missförstånd
Så prioriterar du ledningens tid till rätt frågor

Övning: Vi bedömer en ledningssituation och prioriteringskonflikt. Hur ser ditt bidrag till affären ut?

10.15 Kaffe

10.30 Struktur och prioritering i en komplex vardag

Prioritering och beslutslogik – hur du prioriterar när allt är viktigt
Hur du skapar standardiserade mötesprocesser, mallar och checklistor
Att förstå hur mycket som faktiskt ryms i kalendern
Att skapa utrymme för strategiskt arbete – inte bara möten

Övning: Du får skapa ditt drömarbetssätt och reflektera kring din organisations största tidstjuvar.

12.00 Lunch

13.00 Kommunikation och möteseffektivitet

Hur du blir tydlig i din kommunikation – både muntligt och skriftligt
Så säkerställer du att varje möte har ett syfte och att rätt deltagare är med
Hur du skapar struktur och fokus under möten
Att se till att beslut, actions och uppföljning säkras efter mötet

Övning: Designa en ”Meeting Prep Checklist” för ledningen

15.00 Fika

15.15 Självledarskap och professionell hållbarhet

Att arbeta hållbart för att undvika stress
Hur du sätter gränser och prioriterar rätt
Så får du ett långsiktigt perspektiv på karriär och arbetsliv
Så agerar du professionellt i känsliga situationer

Övning: Utifrån situationskort reflekterar vi över hur du som Executive Assistant ska agera i olika situationer?

16.30 – 17.00 – Summering av dagen och tid frågor

18.00 Gemensam middag (ingår i kursavgiften)
Reflektionstid under en gemensam middag. Att delta är inget krav för diplomeringen men en rekommendation för att få ut så mycket som möjligt av utbildningen, samt ett tillfälle att bygga nätverk framåt.

DAG 2 – Teknik, verktyg, påverkan och praktiskt arbete

09.00 AI och digitala verktyg

Hur du kan använda AI som stöd i administration, prioritering, kommunikation och struktur
Hur du skapar automatiserade flöden för återkommande uppgifter
Konkreta verktyg och system för en modern Executive Assistant, såsom AI-verktyg, Trello och OneNote

Övning: AI‑lab – du får testa enklare automationer och formuleringar

10.30 Kaffe

10.30 Driva arbetsflöden och skapa framdrift

Hur du säkerställer att alla vet vad som ska levereras av vem och när
Så tydliggör du vad nästa steg är i olika processer
Hur du systematiskt arbetar med uppföljning
Så identifierar och eliminerar du flaskhalsar
Skapa arbetsflöden för ett mer effektivt arbete – standarder, checklistor och tydlig kommunikation

Övning: Vi analyserar en stoppad process och tar fram en handlingsplan. Vilka beteenden hos dig som Executive Assistant ger störst effekt på ditt teams framdrift?

12.00 Lunch

13.00 Relationsbyggande, ledarskap och samarbete

Hur du bygger förtroende och samarbetar med chefer och ledningsgrupp genom att vara tydlig, pålitlig och konsekvent
Stakeholder management – så får du med dig rätt personer i projekt, förändringsinitiativ och ledningsarbete

Övning: Du kartlägger dina intressenter och reflekterar kring hur du arbetar med din chef som i ett partnerskap.

15.00 Fika

15.15 Personlig utvecklingsplan

Identifiera dina styrkor och utvecklingsområden
Hur vill du att din arbetssituation ska se ut om 30, 60 och 90 dagar?

Övning: Du får skapa din egen utvecklingsplan

16.30 – 17.00 Sammanfattning och reflektion

Dina viktigaste lärdomar och hur du använder dem framåt

Cirka en månad efter kurstillfället – digital uppföljningsträff
Vi träffas digitalt för att tillsammans följa upp hur arbetet gått och för att utbyta erfarenheter.